Представительские расходы организации
Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.
В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.
В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.
Оформление первичных документов
Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформление так называемых подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-
дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования средств на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
- нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчет о расходах на проведение деловой встречи;
- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.
Бухгалтерский учет
Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".
Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).
При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат. Перейти на страницу: 1 2