Хранение бухгалтерских документов

Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.

Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в двух экземплярах, которые остаются на предприятии.

Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.

Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.

Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими, светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.

Для организации хранения, учета и практического использования законченных делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в структурном подразделении для текущей справочной работы.

Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятия, и, поэтому название предприятия одновременно является названием документального фонда.

Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела - карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных листов, расписка получателя.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6